Administratiekantoor Opitulare kan voor u uw administratie volledig verwerken.
Hiervoor gebruiken we professionele boekhoudsoftware die lokaal op onze computersystemen staan. Het is echter ook mogelijk om het (gedeeltelijk) zelf te doen met een online boekhoudpakket. Deze staan in de cloud. Hiervoor is wel enige basiskennis noodzakelijk. Mocht u niet over deze basiskennis beschikken dan zal Administratiekantoor Opitulare u begeleiden tot u deze heeft.Met onze all-in pakketten kunt u zich, naast het online boekhoudpakket, verzekeren van goede en volledige service.
Online Boekhouden
Er zijn tientallen aanbieders van online boekhoudpakketten met elk hun eigen voor- en nadelen.
Laten we beginnen met de voordelen:
- Flexibiliteit : Degene die de boekhouding doet kan dat overal met een computer met internet verbinding.
- Tijdsbesparing : Omdat je boekhouding overal toegankelijk is kun je veel tijd besparen door bijvoorbeeld meteen bij de klant je factuur aan te maken, automatisch boeken en mailen. Of bijvoorbeeld uren registreren voor je project.
- Samenwerken : Door Administratiekantoor Opitulare toestemming te geven om mee te kijken in je administratie bespaar je tijd en dus geld.
- Koppeling : Door je online boekhoudpakket te koppelen aan je zakelijke bankrekening(en) worden je ontvangsten en uitgaven vrijwel automatisch geboekt en hoef je alleen maar te controleren en eventueel te corrigeren.
- Back-up : Omdat de administratie in de cloud staat is het risico op kwijtraken door brand of diefstal uitgesloten. Wordt je computer of laptop gestolen is het een kwestie van inloggen op een andere computer en je bent weer up en running. Ook worden er automatisch back-ups van je administratie gemaakt dus vergeten te back-uppen is uitgesloten.
- Updates : Online boekhoud programma’s worden automatisch ge-update door de leverancier. Dus nooit meer zelf aan de slag met cd’s, je werkt altijd met de meest recente versie.
- Ruimte : Doordat al je gegevens digitaal beschikbaar zijn kun je papierloos werken. Dat bespaart al snel een paar kasten aan archief.
En de nadelen:
- Abonnement : Online boekhouden kan zelfs gratis, maar deze programma’s hebben meestal een beperkte functionaliteit. Wil je meer functies zoals bijvoorbeeld factureren of Administratiekantoor Opitulare laten meekijken dan kom je al snel bij een maandelijks abonnement uit.
- Veiligheid : De meeste online boekhoudprogramma’s zijn goed beveiligd met wachtwoorden die je regelmatig moet veranderen, maar online boekhouden is wel kwetsbaarder voor hackers dan boekhouden op één computer die niet is verbonden met internet. Ook is je beveiliging afhankelijk van jouw wachtwoord. Zorg er dus voor dat je unieke en sterke wachtwoorden kiest en deze regelmatig verandert. Ook kun je beter niet online boekhouden en internetbankieren als je op een openbaar wifinetwerk werkt. Daar is het voor hackers nog makkelijker mee te kijken met je wachtwoorden en je gegevens.
- Papieren facturen : Veel bedrijven sturen nog een papieren factuur. Deed je die eerst in een map voor de boekhouder nu moet je ze inscannen en in de administratie verwerken. Dit is voor jou iets meer werk maar voor Administratiekantoor Opitulare is het minder werk omdat we de papierwinkel niet hoeven te boeken.
- Niet offline : Veel mensen zijn altijd online maar willen soms ook wel eens een paar dagen offline zijn. Ben je offline dan is je administratie niet bereikbaar. Ook moet je als je wel online bent beschikken over een snelle en stabiele verbinding.
- Vertrouwen : Je hebt de beveiliging van je gegevens niet meer zelf in de hand, je moet erop vertrouwen dat je softwareleverancier zorgt voor goede en veilige backups en dat je gegevens niet voor iedereen zijn in te zien. Ook moet je erop vertrouwen dat je leverancier de software regelmatig update zodat jouw boekhouding altijd aan alle regels blijft voldoen.
- Stoppen : Als je het abonnement opzegt zijn de gegevens niet meer toegankelijk voor jou. Dus moet je alles afdrukken en alsnog op papier bewaren want de bewaarplicht voor de belastingdienst is 7 jaar.
Maak een afspraak
Denk vooraf goed na over de functies die het online boekhoudprogramma heeft. Denk bijvoorbeeld aan automatisch facturen genereren maar ook aan het automatisch verzenden van betalingsherinneringen. Kortom denk vooraf goed na en oriënteer je goed. Administratiekantoor Opitulare heeft ervaringen met meerdere (online) boekhoudprogramma’s en kan met meedenken om tot de beste keuze te komen. Bent u geïnteresseerd neem dan contact op voor het maken van een afspraak.