Algemene voorwaarden Opitulare

1.   ALGEMEEN  

Klik hier voor een pdf

Definities:

1.1: Opdrachtnemer: Opitulare, of diens geregistreerde handelsnaam, gevestigd aan de Marknessestraat 19, 5045 KW te Tilburg,

ingeschreven in het Handelsregister onder nummer 51438739

1.2: Opdrachtgever: Natuurlijke – of rechtspersoon die aan Opdrachtnemer opdracht geeft om werkzaamheden te verrichten.

1.3: Werkzaamheden: Alle werkzaamheden,die de Opdrachtnemer in het kader van een geaccepteerde opdracht verricht.

1.4: Bescheiden: Alle door Opdrachtgever aan Opdrachtnemer beschikbaar gestelde zaken, zoals stukken of gegevensdragers en alle in het kader van de uitvoering van de opdracht door Opdrachtnemer vervaardigde zaken, waaronder stukken of gegevensdragers.

1.5: Algemene voorwaarden: Voorwaarden, waaronder werkzaamheden worden verricht door opdrachtnemer(hierna genoemd AV).

2.   TOEPASSELIJKHEID

2.1: Deze AV gelden voor iedere aanbieding, offerte, overeenkomst en/of opdracht waarop Opdrachtnemer deze AV van toepassing heeft verklaard.

2.2: Op van deze AV afwijkende bedingen kan de Opdrachtgever slechts een beroep doen, als deze nadrukkelijk en schriftelijk door de Opdrachtnemer zijn aanvaard.

2.3: Aan de in lid 2.2 genoemde afwijkingen kunnen geen rechten worden ontleend m.b.t. eventuele later aangegane overeenkomsten.

2.4: De toepasselijkheid van eventuele inkoop – of andere voorwaarden van Opdrachtgever wordt nadrukkelijk van de hand gewezen.

2.5. Deze AV zijn eveneens van toepassing op alle overeenkomsten met Opdrachtnemer, voor de uitvoering waarvan derden dienen te worden betrokken.

2.6: Indien een of meerdere van de bepalingen in deze AV nietig zijn, of vernietigd mochten worden, blijven de overige bepalingen van deze AV volledig van toepassing. Opdrachtgever en Opdrachtnemer zullen alsdan in overleg treden teneinde nieuwe bepalingen ter vervanging van de nietige; cq, vernietigde bepalingen overeen te komen. Hierbij wordt zoveel als mogelijk de strekking en het doel van de oorspronkelijke bepaling in acht genomen.

3.   AANBIEDINGEN EN OFFERTES

3.1: Alle aanbiedingen zijn vrijblijvend, tenzij Opdrachtnemer in zijn aanbieding of prijsopgave aan Opdrachtgever nadrukkelijk anders heeft vermeld.

3.2: De door Opdrachtnemer gemaakte offertes zijn vrijblijvend en hebben een beperkte geldigheidsduur. Deze geldigheidsduur zal altijd op de offerte worden vermeld.

3.3: De prijzen in de genoemde aanbiedingen en offertes zijn exclusief BTW.

3.4: Aanbiedingen en offertes gelden niet automatisch voor toekomstige opdrachten.

4.   TOTSTANDKOMING VAN DE OVEREENKOMST

4.1: De overeenkomst komt tot stand op het moment, dat de door Opdrachtnemer en Opdrachtgever ondertekende overeenkomst, die is gebaseerd op de door Opdrachtgever verstrekte informatie, door Opdrachtnemer is terug ontvangen.

4.2: De door Opdrachtgever en Opdrachtnemer ondertekende overeenkomst wordt geacht de overeenkomst juist en volledig weer te geven.

5.   DUUR VAN DE OVEREENKOMST

5.1: Een overeenkomst wordt aangegaan voor onbepaalde tijd, tenzij uit inhoud, aard of strekking van de overeenkomst anderszins voortvloeit, of partijen nadrukkelijk anders zijn overeengekomen.

5.2: Is binnen de looptijd van de opdracht voor de voltooiing van bepaalde werkzaamheden een termijn overeengekomen, dan is dit nimmer een fatale termijn.

5.3: Opdrachtgever en Opdrachtnemer kunnen samen besluiten, de overeenkomst onder andere voorwaarden te continueren, na hierover bereikte schriftelijke overeenstemming.

5.4: Opdrachtgever is bevoegd een overeenkomst van onbepaalde tijd, na opgave van redenen, schriftelijk op te zeggen, op voorwaarde dat lopende werkzaamheden waartoe reeds opdracht was gegeven zijn afgerond en betaald. De opzegtermijn bedraagt 2 (twee) maanden.

5.5: Indien Opdrachtgever en Opdrachtnemer een maandelijks abonnement zijn aangegaan en één der partijen deze, na opgave van redenen, met in achtneming van de opzegtermijn van 2 (twee) maanden, schriftelijk opzegt, dan is de Opdrachtnemer volledig gevrijwaard van de werkzaamheden die het maandelijkse abonnement inhouden. Eventuele werkzaamheden zullen dan enkel na ontvangst van een getekende offerte worden uitgevoerd.

6.   VERPLICHTINGEN VAN DE OPDRACHTGEVER

6.1: Opdrachtgever is gehouden alle gegevens en bescheiden, welke de Opdrachtnemer naar zijn oordeel nodig heeft voor het correct uitvoeren van de opdracht, tijdig in de gewenste vorm op de gewenste wijze aan Opdrachtnemer ter beschikking te stellen, bij gebreke hiervan zal opdrachtnemer ontslagen zijn van alle verantwoordelijkheid ten opzichten van de te in acht te nemen termijnen.

6.2: Indien Opdrachtgever voornoemde gegevens en bescheiden niet, niet tijdig of niet behoorlijk ter beschikking stelt, komen de uit de vertraging voortvloeiende extra kosten en honorarium voor rekening van de Opdrachtgever.

6.3: Opdrachtgever staat in voor de juistheid, volledigheid en betrouwbaarheid van de aan Opdrachtnemer verstrekte gegevens en bescheiden, ook indien deze van derden afkomstig zijn.

6.4: Indien Opdrachtgever daarom verzoekt, worden de verstrekte bescheiden aan deze geretourneerd.

6.5: Opdrachtgever is verplicht Opdrachtnemer op de hoogte te brengen van alle informatie, die ter uitvoering van de opdracht noodzakelijk of nuttig is.

7.   INFORMATIEPLICHT

7.1:Opdrachtgever dient Opdrachtnemer terstond te informeren als Opdrachtgever:

  1. van plan is (voorlopige) surseance van betaling aan te vragen
  2. (voorlopige) surseance van betaling heeft verkregen.
  3. van plan is aangifte van zijn faillissement in te dienen.
  4. Bekend is dat een of meer van zijn schuldeisers Opdrachtgevers faillissement heeft/hebben aangevraagd.
  5. In staat van faillissement is verklaard.

8.   UITVOERING VAN DE OPDRACHT

8.1: Opdrachtnemer is gehouden de verleende opdracht op deskundige en zorgvuldige wijze uit te voeren.

8.2: Opdrachtnemer bepaalt de wijze waarop de opdracht wordt uitgevoerd.

8.3: Opdrachtnemer heeft het recht – indien wenselijk – bepaalde werkzaamheden door derden te laten verrichten.

8.4: Opdrachtnemer heeft het recht  de stukken, boeken en (zakelijke) documenten te verplaatsen en deze gedurende de tijd die nodig is tot het vervullen van deze opdracht, onder zich houden. Opdrachtgever en zijn personeel zullen steeds het recht hebben deze stukken te raadplegen.

8.5: Opdrachtnemer zal niet eerder meer werkzaamheden verrichten en aan Opdrachtgever in rekening brengen dan waartoe de opdracht strekt, dan na dat hierover eerst overleg is geweest en overeenstemming is bereikt met de Opdrachtgever.

8.6: Opdrachtnemer is gerechtigd om indien, na overleg, werkzaamheden in rekening worden gebracht die buiten de strekking van de opdracht vallen hiervoor een minimum van 30 minuten van het standaard uurtarief in rekening te brengen.

9.   GEHEIMHOUDING

Opdrachtnemer is – behoudens wettelijke verplichtingen tot openbaarmaking -verplicht tot geheimhouding tegenover derden, die niet bij de uitvoering van de opdracht zijn betrokken. Dit betreft alle aan Opdrachtnemer verstrekte informatie, alsmede alle uit de werkzaamheden voortvloeiende (cijfermatige) resultaten. Tevens betreft dit alle door Opdrachtnemer aan Opdrachtgever verstrekte adviezen of andere al dan niet schriftelijke uitingen, die niet zijn bedoeld om derden hiervan te voorzien.

10.    OPSCHORTING/ONTBINDING

Opdrachtnemer heeft het recht de nakoming van zijn verplichtingen jegens Opdrachtgever op te schorten, dan wel alle overeenkomsten met Opdrachtgever, zonder enige in gebreke stelling en zonder zelf tot enige schadevergoeding gehouden te zijn, geheel of gedeeltelijk te ontbinden een en ander onverminderd de overige rechten van Opdrachtnemer, indien

  1. Opdrachtgever niet, niet behoorlijk of niet tijdig voldoet aan enige verplichting jegens Opdrachtnemer.
  2. Opdrachtgever in staat van faillissement is verklaard of door Opdrachtgever of een derde een verzoek daartoe bij de rechtbank is ingediend.
  3. Opdrachtgever surseance van betaling heeft aangevraagd of dit al dan niet voorlopig, aan hem is verleend.
  4. het bedrijf van Opdrachtgever wordt stilgelegd of geliquideerd.
  5. beslag op goederen van Opdrachtgever wordt gelegd, dan wel indien Opdrachtgever onder bewind of curatele wordt gesteld.

Voorts zullen alle vorderingen van Opdrachtnemer op Opdrachtgever, uit welke hoofde ook, terstond en in z’n geheel opeisbaar zijn.

11.    BETALING EN PRIJZEN

11.1: Betaling dient steeds te geschieden binnen 8 dagen na factuurdatum, op een door de Opdrachtgever aan te geven wijze in de valuta waarin is gefactureerd, tenzij schriftelijk anders door de Opdrachtgever aangegeven. Opdrachtnemer is gerechtigd om periodiek te factureren en facturen digitaal (per mail) te versturen.

11.2: Indien de Opdrachtgever in gebreke blijft in de tijdige betaling van een factuur, dan is de Opdrachtgever van rechtswege in verzuim. De Opdrachtgever is alsdan een rente verschuldigd van 3% per maand, tenzij de wettelijke rente hoger is, in welk geval de wettelijke rente verschuldigd is. De rente over het opeisbare bedrag zal worden berekend vanaf het moment dat de Opdrachtgever in verzuim is tot het moment van voldoening van het volledig verschuldigde bedrag.

11.3: Indien Opdrachtgever in verzuim is, worden alle facturen van Opdrachtnemer aan Opdrachtgever, ook al is de betalingstermijn nog niet verstreken, terstond opeisbaar.

11.4: Alle gerechtelijke en buitenrechtelijke incassokosten, die Opdrachtnemer maakt als gevolg van niet nakoming van Opdrachtgever van zijn betalingsverplichtingen, komen ten laste van de Opdrachtgever.

11.5: Door de Opdrachtgever gedane betalingen strekken steeds in de eerste plaats in mindering van alle kosten, vervolgens in mindering van alle verschenen rente en tenslotte in mindering van de opeisbare facturen, die het langst open staan. Zelfs al vermeldt Opdrachtgever dat de voldoening betrekking heeft op een latere factuur en alle lopende rente.

11.6: In geval van een gezamenlijke opdracht is ieder Opdrachtgever individueel hoofdelijk aansprakelijk voor betaling van het hele factuurbedrag.

11.7: Opdrachtnemer is bevoegd redelijke prijsverhogingen door te voeren. Opdrachtnemer brengt opdrachtgever hiervan tijdig schriftelijk op de hoogte. Opdrachtgever heeft het recht de overeenkomst te ontbinden indien hij niet akkoord gaat met de prijsverhoging.

12.    RECLAMES

12.1: Reclames m.b.t. de te verrichten werkzaamheden dienen schriftelijk binnen 15 dagen na de verzenddatum van de  stukken of de informatie waarover Opdrachtgever reclameert te worden ingediend.

12.2: Reclames m.b.t. de factuur dienen binnen 3 dagen na ontvangst te worden ingediend.

12.3: In geval van een terecht uitgebrachte reclame heeft de Opdrachtgever de keuze tussen aanpassing van het in rekening gebrachte bedrag, of het kosteloos verbeteren en/of opnieuw verrichten van de afgekeurd werkzaamheden.

13.    LEVERINGSTERMIJN

13.1: Is de Opdrachtgever een (vooruit) betaling verschuldigd, of dient hij voor de uitvoering benodigde informatie en/of materialen ter beschikking te stellen, dan gaat de termijn waarbinnen de werkzaamheden dienen te zijn afgerond niet eerder in, dan dat betaling geheel is ontvangen, Cq; de informatie en/of materialen geheel ter beschikking zijn gesteld.

13.2: Termijnen, waarbinnen de werkzaamheden dienen te zijn afgerond, zijn nimmer te beschouwen als een fatale termijn.

13.3: De overeenkomst kan – tenzij vaststaat dat uitvoering blijvend onmogelijk is – door de Opdrachtgever niet wegens termijnoverschrijding worden ontbonden, tenzij de Opdrachtnemer de overeenkomst ook niet of niet geheel uitvoert binnen een hem na afloop van de overeengekomen leveringstermijn schriftelijk aangezegde redelijke termijn.

13.4: Ontbinding is slechts mogelijk voor zover van de Opdrachtgever instandhouding van de overeenkomst in redelijkheid niet kan worden gevergd.

14.    AANSPRAKELIJKHEID

14.1: Voor alle schade van de Opdrachtgever, op enigerlei wijze verband houdend met, dan wel veroorzaakt door niet, niet tijdige of niet behoorlijke uitvoering van de opdracht, is de aansprakelijkheid van de Opdrachtnemer in ieder geval beperkt tot maximaal eenmaal het bedrag van het met de werkzaamheden, waardoor de schade is veroorzaakt, verband houdende in rekening gebrachte of het in rekening te brengen bedrag over de periode, waarin de werkzaamheden waardoor de schade is veroorzaakt, zijn verricht.

14.2: Bij werkzaamheden, die een langere looptijd hebben dan een jaar is de aansprakelijkheid in ieder geval beperkt tot maximaal eenmaal het bedrag van het met de werkzaamheden, waardoor de schade is veroorzaakt verband houdende in rekening gebrachte of in rekening te brengen bedrag over het laatste kalenderjaar, waarin de werkzaamheden, waardoor schade is veroorzaakt, zijn verricht.

14.3: Opdrachtnemer is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade. Onder directe schade wordt uitsluitend verstaan de redelijke kosten ter vaststelling van de oorzaak en de omvang van de schade, voor zover de vaststelling betrekking heeft op schade in de zin van deze voorwaarden, de eventuele redelijke kosten gemaakt om de gebrekkige prestatie van Opdrachtnemer aan de overeenkomst te laten beantwoorden, voor zoveel deze aan Opdrachtnemer toegerekend kunnen worden en redelijke kosten, gemaakt ter voorkoming of beperking van schade, voor zover de Opdrachtgever aantoont dat deze kosten hebben geleid tot beperking van directe schade als bedoeld in deze algemene voorwaarden. Opdrachtnemer is nimmer aansprakelijk voor indirecte schade, daaronder begrepen gevolgschade, gederfde winst, gemiste besparingen en schade door bedrijfsstagnatie.

14.4: Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor schade, van welke aard ook, ontstaan doordat Opdrachtnemer is uitgegaan van door of namens de Opdrachtgever verstrekte onjuiste en/of onvolledige gegevens.

14.5: Opdrachtnemer heeft en behoudt te allen tijde het recht om, indien en voor zover mogelijk, de schade van Opdrachtgever ongedaan te maken.

14.6: Opdrachtnemer kan nimmer aansprakelijk worden gesteld voor beschadiging of teloorgang van de bij hem of derden opgeslagen gegevens en bescheiden van de Opdrachtgever.

14.7:. Opdrachtnemer is niet aansprakelijk voor beschadiging of teniet gaan van gegevens en/of bescheiden tijdens vervoer of tijdens verzending per post of koeriersdienst, ongeacht of het vervoer of de verzending geschiedt door of namens Opdrachtgever, Opdrachtnemer of derden.

14.8: De in dit artikel opgenomen beperkingen van de aansprakelijkheid gelden niet indien de schade te wijten is aan opzet of grove schuld van Opdrachtnemer of zijn leidinggevende ondergeschikten.

15.    BOEKHOUDPROGRAMMATUUR EN SOFTWARE

15.1: Opdrachtnemer gebruikt alleen legale software waarvoor de Opdrachtnemer over de juiste en geldige licenties beschikt.

15.2: Indien Opdractnemer op verzoek van Opdrachtgever (online) software levert danwel toegang tot (online) software verleend en/of regeld danwel aanvraagt bij of via derden dan is Opdrachtgever verantwoordelijk voor het verkrijgen van je de juiste licenties en voor de betaling daarvoor.

15.3:  Indien (online) software, zoals genoemd in art 15.2, niet toegangelijk is en hierdoor schade wordt geleden door de Opdrachtgever is de Opdrachtnemer hiervoor nimmer aansprakelijk.

16.    VRIJWARING

Opdrachtgever vrijwaart Opdrachtnemer tegen alle aanspraken van derden,welke direct of indirect met de uitvoering van de overeenkomst samenhangen.

17.   INTELLECTUELE EIGENDOM

Opdrachtnemer behoudt zich de rechten en bevoegdheden voor die hem toekomen op grond van de Auteurswet en andere intellectuele wet- en regelgeving. Opdrachtnemer heeft het recht de door de uitvoering van een overeenkomst aan zijn zijde toegenomen kennis ook voor andere doeleinden te gebruiken, voor zover hierbij geen strikt vertrouwelijke informatie van de Opdrachtgever ter kennis van derden wordt gebracht.

18.   TOEPASSELIJK RECHT

Op alle overeenkomsten tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer, alsmede de daaruit voortvloeiende geschillen, is Nederlands recht van toepassing.

 

 

Bijlage 1 Verwerksovereenkomst

 

  1. ALGEMEEN

In deze verwerkersovereenkomst wordt verstaan onder:

1.1    Algemene voorwaarden: de Algemene voorwaarden van Verwerker, die onverkort van toepassing zijn op iedere afspraak tussen Verwerker en Verantwoordelijke en van welke Algemene voorwaarden deze verwerkersovereenkomst onlosmakelijk deel uitmaken.

1.2    Verwerker: Administratiekantoor Opitulare, gevestigd te Tilburg en kantoorhoudende aan Marknessestraat 19 te 5045 KW Tilburg.

1.3    Gegevens: de persoonsgegevens zoals omschreven in Annex 1.

1.4    Opdrachtgever: de natuurlijke persoon of rechtspersoon die aan Verwerker opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden, eveneens Verantwoordelijke.

1.5    Overeenkomst: elke afspraak tussen Opdrachtgever en Verwerker tot het verrichten van Werkzaamheden door Verwerker ten behoeve van de Opdrachtgever, conform het bepaalde in de opdrachtbevestiging.

1.6    Verantwoordelijke: de Opdrachtgever die als natuurlijk persoon of rechtspersoon aan de Verwerker opdracht heeft gegeven tot het verrichten van Werkzaamheden.

1.7    Werkzaamheden: alle werkzaamheden waartoe opdracht is gegeven, of die door Verwerker uit anderen hoofde worden verricht. Het voorgaande geldt in de ruimste zin van het woord en omvat in ieder geval de werkzaamheden zoals vermeld in de opdrachtbevestiging.

  1. TOEPASSELIJKHEID VERWERKSOVEREENKOMST

2.1    Deze verwerkersovereenkomst is van toepassing op alle gegevens die in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst met Opdrachtgever door Verwerker worden verzameld voor Opdrachtgever, alsmede op alle uit de Overeenkomst voor Verwerker voortvloeiende Werkzaamheden en de in dat kader te verzamelen gegevens.

2.2    Verantwoordelijke is verantwoordelijk voor de verwerking van de Gegevens betreffende bepaalde categorieën van betrokkenen, zoals omschreven in Annex 1.

2.3    Bij de uitvoering van de Overeenkomst verwerkt Verwerker bepaalde persoonsgegevens voor Verantwoordelijke.

2.4    Dit is een verwerkersovereenkomst in de zin van artikel 28 lid 3 Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), waarin de rechten en verplichtingen ten aanzien van de verwerking van de persoonsgegevens schriftelijk is geregeld, waaronder ten aanzien van de beveiliging. Deze verwerkersovereenkomst is ten opzichte van Verantwoordelijke bindend voor Verwerker.

2.5    Deze verwerkersovereenkomst maakt, net als de Algemene voorwaarden van Verwerker, onderdeel uit van de Overeenkomst en alle toekomstige overeenkomsten tussen partijen.

  1. REIKWIJDTE VERWERKSOVEREENKOMST

3.1    Met het geven van de opdracht tot het verrichten van Werkzaamheden heeft Verantwoordelijke aan Verwerker de opdracht gegeven om de Gegevens te verwerken namens de Verantwoordelijke op de wijze zoals omschreven in Annex 1 in overeenstemming met de bepalingen van deze verwerkersovereenkomst.

3.2    Verwerker verwerkt de Gegevens uitsluitend in overeenstemming met deze verwerkersovereenkomst, met name met hetgeen is opgenomen in Annex 1. Verwerker bevestigt de Gegevens niet voor andere doeleinden te verwerken.

3.3    De zeggenschap over de Gegevens komt nooit bij Verwerker te rusten.

3.4    De Verantwoordelijke kan additionele, schriftelijke instructies aan Verwerker geven vanwege aanpassingen of wijzigingen in de van toepassing zijnde regelgeving op het gebied van bescherming van persoonsgegevens.

3.5    Verwerker verwerkt de Gegevens enkel in de Europese Economische Ruimte.

  1. GEHEIMHOUDING

4.1    Verwerker en de personen die in dienst zijn van Verwerker danwel werkzaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, verwerken de Gegevens slechts in opdracht van Verantwoordelijke, behoudens afwijkende wettelijke verplichtingen.

4.2    Verwerker en de personen die in dienst zijn van Verwerker danwel werkzaamheden voor hem verrichten, voor zover deze personen toegang hebben tot persoonsgegevens, zijn verplicht tot geheimhouding van de persoonsgegevens waarvan zij kennis nemen, behoudens voor zover enig wettelijk voorschrift hen tot mededeling verplicht of uit een taak de noodzaak tot mededeling voortvloeit.

  1. GEEN VERDERE VERSTREKKING

5.1    Verwerker zal de gegevens niet delen met of verstrekken aan derden, tenzij Verwerker daartoe voorafgaande, schriftelijke toestemming of opdracht heeft verkregen van Verantwoordelijke of op grond van dwingendrechtelijke regelgeving daartoe verplicht is. Indien Verwerker op grond van dwingendrechtelijke regelgeving verplicht is om de Gegevens te delen met of te verstrekken aan derden, dan zal Verwerker de Verantwoordelijke hierover schriftelijk informeren, tenzij dit niet is toegestaan.

  1. BEVEILIGINGSMAATREGELEN

6.1    Rekening houdend met de stand van de techniek, de uitvoeringskosten, alsook met de aard, de omvang, de context en de verwerkingsdoeleinden en de qua waarschijnlijkheid en ernst uiteenlopende risico’s voor de rechten en vrijheden van personen, treft Verwerker passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. De beveiligingsmaatregelen die thans zijn genomen, zijn in Annex 2 bepaald.

6.2    Verwerker zorgt voor maatregelen die er mede op gericht zijn onnodige verzameling en verdere verwerking van persoonsgegevens te voorkomen.

6.3    De Gegevens worden uitsluitend opgeslagen en verwerkt binnen de Europese Economische Ruimte.

  1. TOEZICHT OP NALEVING

7.1    Verwerker zal Verantwoordelijke op diens verzoek en voor diens rekening inlichtingen verschaffen over de Verwerking van de Gegevens door Verwerker of Sub-verwerkers. Verwerker zal de gevraagde inlichtingen zo snel mogelijk verstrekken, doch uiterlijk binnen vijf werkdagen.

7.2    Verantwoordelijke heeft eenmaal per jaar en voor eigen rekening het recht om een door Verantwoordelijke en Verwerker gezamenlijk aan te wijzen onafhankelijke derde een inspectie te laten uitvoeren om te verifiëren of Verwerker de verplichtingen onder de AVG en deze verwerkersovereenkomst nakomt. Verwerker zal daaraan alle redelijkerwijs noodzakelijke medewerking verlenen. Verwerker heeft het recht om haar kosten die gepaard gaan met de inspectie in rekening te brengen bij Verantwoordelijke.

7.3    Verwerker zal in het kader van haar verplichting onder lid 1 van dit artikel aan Verantwoordelijke dan wel een daartoe door Verantwoordelijke ingeschakelde derde in ieder geval:

7.3.1     alle relevante inlichtingen en documenten verstrekken;

7.3.2     toegang verlenen tot alle relevante gebouwen, informatiesystemen en Gegevens.

7.4    Verantwoordelijke en Verwerker zullen zo spoedig mogelijk na het gereedkomen van het rapport met elkaar in overleg treden om de eventuele risico’s en tekortkomingen te adresseren. Verwerker zal op kosten van Verantwoordelijke maatregelen nemen om de geconstateerde risico’s en tekortkomingen op een voor Verantwoordelijke acceptabel niveau te brengen respectievelijk op te heffen, tenzij partijen schriftelijk anders overeen zijn gekomen.

  1. DATALEK

8.1    Zo spoedig mogelijk nadat Verwerker kennis neemt van een incident of datalek dat (mede) betrekking heeft of kan hebben op de Gegevens, stelt Verwerker Verantwoordelijke hiervan op de hoogte via de bij Verwerker bekende contactgegevens van Verantwoordelijke en zal Verwerker informatie verstrekken over: de aard van het incident of de datalek, de getroffen Gegevens, de vastgestelde en verwachte gevolgen van het incident of datalek op de Gegevens en de maatregelen die Verwerker heeft getroffen en zal treffen.

8.2    Verwerker zal Verantwoordelijke ondersteunen bij meldingen aan betrokkenen en/of autoriteiten.

  1. SUB-VERWERKERS

9.1    Indien Verwerker voorafgaande (algemene) toestemming heeft om zijn verplichtingen uit te besteden aan derden, dan informeert Verwerker Verantwoordelijke over het voornemen de sub-verwerker in te schakelen. Verwerker geeft Verantwoordelijke een termijn van 7 werkdagen om bezwaar te maken tegen het inschakelen van de sub-verwerker. Verwerker zal de sub-verwerker pas inschakelen indien de termijn van 7 dagen is verstreken zonder dat Verantwoordelijke bezwaar heeft gemaakt, of indien Verantwoordelijke heeft aangegeven geen bezwaar te maken tegen het inschakelen van de sub-verwerker.

9.2    Indien Verwerker geen voorafgaande toestemming heeft om zijn verplichtingen uit te besteden aan derden, dan vraagt Verwerker voorafgaande toestemming voor het inschakelen van de sub-verwerker.

9.3    Verwerker draagt er zorg voor dat de sub-verwerker is onderworpen aan deze verwerkersovereenkomst dan wel aan een sub-verwerkersovereenkomst die dezelfde plichten bevat als deze verwerkersovereenkomst.

 

 

  1. MEDEWERKERSPLICHTEN EN RECHTEN VAN BETROKKENEN

10.1  Verwerker zal Verantwoordelijke op verzoek medewerking verlenen in geval van een klacht, vraag of verzoek van een betrokkene, dan wel onderzoeken of inspecties door de Autoriteit Persoonsgegevens.

10.2  Verwerker zal Verantwoordelijke op diens verzoek en voor diens rekening bijstaan bij het uitvoeren van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling.

10.3  Als Verwerker rechtstreeks van een betrokkene een verzoek om inzage, correctie of verwijdering van zijn of haar Gegevens ontvangt, informeert Verwerker Verantwoordelijke binnen twee werkdagen over de ontvangst van het verzoek. Verwerker voert zo snel mogelijk alle instructies uit die Verantwoordelijke schriftelijk aan Verwerker geeft als gevolg van zodanig verzoek van betrokkene. Verwerker treft de noodzakelijke passende technische en organisatorische maatregelen die nodig zijn om te voldoen aan dergelijke instructies van Verantwoordelijke.

10.4  Indien instructies van Verantwoordelijke aan Verwerker strijd opleveren met enige wettelijke bepalingen omtrent gegevensbescherming, meldt Verwerker dit bij Verantwoordelijke.

  1. DUUR EN BEËINDIGING

11.1  Deze verwerkersovereenkomst is geldig zolang Verwerker de opdracht heeft van Verantwoordelijke om Gegevens te verwerken op grond van de Overeenkomst tussen Verantwoordelijke en Verwerker. Zolang door Verwerker Werkzaamheden worden verricht ten behoeve van Verantwoordelijke is deze verwerkersovereenkomst op deze relatie van toepassing.

11.2  Indien Verwerker na beëindiging van de Overeenkomst op grond van een wettelijke bewaarplicht bepaalde gegevens en/of documenten, computerdisks of andere gegevensdragers waarop of waarin zich Gegevens bevinden gedurende een wettelijke termijn moet bewaren, dan zal Verwerker zorgdragen voor de vernietiging van deze gegevens of documenten, computerdisks of andere gegevensdragers binnen 4 weken na beëindiging van de wettelijke bewaarplicht.

11.3  Bij beëindiging van de Overeenkomst tussen Verantwoordelijke en Verwerker kan Verantwoordelijke binnen twee maanden na beëindiging van de Overeenkomst aan Verwerker verzoeken om alle documenten, computerdisks en andere gegevensdragers, waarop of waarin zich gegevens bevinden, te retourneren aan Verantwoordelijke, voor rekening van Verantwoordelijke. In geval van retournering zal Verwerker de gegevens verstrekken in de vorm zoals bij Verwerker aanwezig. Voor zover de Gegevens zich in een computersysteem bevinden of in een andere vorm waardoor de Gegevens redelijkerwijs niet kunnen worden verstrekt aan Verantwoordelijke, zal Verwerker aan Verantwoordelijke een toegankelijke, leesbare kopie van de Gegevens verstrekken. Na het verstrijken van deze termijn zal Verwerker tot definitieve vernietiging van de Gegevens overgaan, tenzij Verwerker op grond van een wettelijke plicht gehouden is Gegevens op te slaan.

11.4  Onverlet hetgeen voor het overige in dit artikel 12 is bepaald, zal Verwerker na beëindiging van de Overeenkomst geen Gegevens houden noch gebruiken.

11.5  De wijze van vernietiging wordt vastgesteld in overleg met Verantwoordelijke. Na vernietiging verstrekt de Verwerker hiervan een schriftelijke bevestiging aan de Verantwoordelijke.

11.6  Onverlet hetgeen voor het overige in dit artikel 12 is bepaald, zal Verwerker na beëindiging van de Overeenkomst geen Gegevens houden noch gebruiken.

  1. NIETIGHEID

12.1  Indien één of meerdere bepalingen uit deze verwerkersovereenkomst nietig zijn of vernietigd worden, blijven de overige voorwaarden volledig van toepassing. Indien enige bepaling van deze verwerkersovereenkomst niet rechtsgeldig is, zullen partijen over de inhoud van een nieuwe bepaling onderhandelen, welke bepaling de inhoud van de oorspronkelijke bepaling zo dicht mogelijk benaderd.

  1. TOEPASSELIJK RECHT EN FORUMKEUZE

13.1  Op deze verwerkersovereenkomst is Nederlands recht van toepassing.

13.2  Alle geschillen in verband met de verwerkersovereenkomst of de uitvoering daarvan worden voorgelegd aan de bevoegde rechter bij de rechtbank Zeeland-West-Brabant.

 

ANNEX 1

Aard en doel van de verwerking

Verwerker verzamelt, verwerkt en gebruikt de Persoonsgegevens van de Betrokkenen ten behoeve van Verantwoordelijke teneinde uitvoering van de overeenkomst.

Persoonsgegevens

De volgende Persoonsgegevens zullen in het kader van de Onderliggende opdracht worden verwerkt:

  • NAW-gegevens;
  • BSN-nummer;
  • IBAN-nummer;
  • Geslacht;
  • Burgerlijke status;
  • Geboortedatum/verjaardagen;
  • Email adressen;
  • Telefoonnummers;
  • Werkgever;

 

ANNEX 2

Technische en organisatorische maatregelen

Wij nemen de volgende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van de Persoonsgegevens tegen verlies of onrechtmatige Verwerking:

  • Geïmplementeerd beveiligingsbeleid en het periodiek updaten en implementeren van het ge-update beveiligingsbeleid;
  • geïmplementeerde gedragscode;
  • geheimhoudingsverplichtingen in arbeidscontracten;
  • veilige wijze voor het opslaan van gegevensbestanden;
  • logische toegangscontroles door middel van kennis, zoals password of persoonlijke toegangscodes;
  • controleren van toegekende rechten;
  • logging en controle van toegang tot het systeem (waaronder begrepen het controleren op tekenen van onrechtmatige toegang tot de Persoonsgegevens);
  • herstelprocedures;
  • encryptie van Persoonsgegevens tijdens elektronische overdracht naar externe partijen;
  • voldoen aan de geheimhoudingsbepaling van deze Overeenkomst; en
  • het aanwijzen van een beperkt aantal personen dat met de uitvoering van de verwerking zijn belast en geautoriseerd zijn om zichzelf toegang te verlenen. Deze personen zijn uitdrukkelijk alleen gerechtigd om de voor de uitvoering van de Dienstverleningsovereenkomst noodzakelijke handelingen te verrichten.